Verhuizing!

Deze week heb ik groot nieuws: mijn blog gaat verhuizen!
Een eigen blog is leuk, maar nog leuker met een goede naam. Daarom heb ik www.haalmeeruitoffice.nl geregistreerd.

De afgelopen dagen ben ik druk bezig geweest om mijn blog op deze nieuwe site te zetten en ervoor te zorgen dat alles werkt. Nu heb ik nog 1 uitdaging te gaan en hierbij kan ik jouw hulp goed gebruiken.

Verhuis je met me mee? Dat hoop ik natuurlijk wel. Om het jou zo eenvoudig mogelijk te maken, zal ik je alvast aanmelden. Je hoeft deze aanmelding dan alleen maar te bevestigen.

Wil je nóg meer? Volg Haal meer uit Office dan op Facebook.

Verhuizing

Advertenties

Dubbele spaties verwijderen

In een eerder artikel heb ik uitgebreid stilgestaan bij het zoeken en vervangen van woorden in teksten. Aangezien ik hoop dat secretaresses teksten vaker controleren op dubbele spaties, sta ik hier nog even kort bij stil. Je kunt namelijk op ultrasnelle wijze de dubbele spaties uit je teksten te halen. Wil je toch meer informatie? Lees dan het gehele artikel over Zoeken/vervangen in Word.

  • Selecteer je tekst (ctrl-a).
  • Open het dialoogvenster Zoeken en vervangen (ctrl-h).
  • Typ in de bovenste balk 2 spaties.
  • Typ in de onderste balk 1 spatie.
  • Klik op Alles vervangen.
  • Je krijgt een pop-up die aangeeft hoeveel items er vervangen werden.
  • Klik op OK om deze af te sluiten.
  • Klik op Sluiten om het dialoogvenster Zoeken en vervangen af te sluiten.

Let op! Heb je deze functie toegepast in een brief? Vergeet dan niet om (opnieuw) een extra spatie te zetten tussen de postcode en de woonplaats. Dat is immers de enige plek waar wel een dubbele spatie noodzakelijk is.

Voorwaardelijke opmaak in Excel (tekst)

Je hebt ongetwijfeld een Excel-bestand dat je gebruikt als overzicht of om snel bepaalde acties in beeld te brengen. Dat kan bijvoorbeeld een projectlijst zijn, verkoopcijfers of een lijst met belacties. Er zijn vele voorbeelden te bedenken. Waar het om gaat, is dat je snel kunt zien waar knelpunten zitten of actie ondernomen moet worden. En met snel, bedoel ik ook echt snel. Dat kan heel eenvoudig door gebruik te maken van voorwaardelijke opmaak.

Waarom voorwaardelijke opmaak
Natuurlijk kun je handmatig een opmaak toepassen, maar dat is veel meer werk. Bovendien moet je alles handmatig doen, ook als er later wat wijzigt of als er gegevens toegevoegd worden. Door een voorwaardelijke opmaak in te stellen, worden cellen automatisch opgemaakt, ook bij het toevoegen van nieuwe gegevens en bij wijzigingen. Bovendien is er, als je de regels juist instelt, geen kans op fouten.

Voorwaardelijke opmaak toepassen
Stel dat je een lijst hebt met klanten die gebeld moeten worden. Je wilt daarin bijhouden welke klanten je inmiddels al wel gebeld hebt en welke nog niet. In een bestand met weinig gegevens zie je snel genoeg wie je nog moet bellen. Maar heb je een lijst met veel meer gegevens en klanten, dan is het toepassen van een voorwaardelijke opmaak wel erg prettig.

Selecteer de kolom waarin je de voorwaardelijke opmaak toe wilt passen (door met de linkermuisknop op de letter van de kolom te klikken). Ga nu op het tabblad Start bij Stijlen naar Voorwaardelijke opmaak, Markeringscellen voor cellen en vervolgens naar Tekst met… In het verschenen dialoogvenster typ je links het woord waarna gezocht moet worden, in dit geval Ja. Bij het pulldownmenu aan de rechterkant kies je voor Aangepaste indeling… Op het tabblad Opvulling kies je een groene achtergrond. Natuurlijk kun je hier veel meer opmaakmogelijkheden kiezen, dit werkt hetzelfde als bij de reguliere opmaak. Wijzig bijvoorbeeld eens alleen de tekstkleur in plaats van de opvulling van de cel. Na het selecteren van de opmaak kies je op OK en dan nogmaals op OK. In de geselecteerde kolom komt nu overal waar “Ja” staat of waar je “Ja” typt een groene achtergrond. In onderstaande voorbeeld heb ik de opmaak alleen toegepast op kolommen C en E.

Voorwaardelijke opmaak (tekst, voorbeeld)

Voorwaardelijke opmaak wijzigen of verwijderen
Om de voorwaardelijke opmaak te wijzigen of verwijderen, ga je in de kolom staan waar de voorwaardelijke opmaak toegepast is. Je kunt ook het gehele werkblad selecteren. Vervolgens ga je weer naar het tabblad Start, bij Stijlen, naar Voorwaardelijke opmaak, maar nu ga je naar Regels beheren…  Je krijgt nu een dialoogvenster waarin je regels kunt maken, bewerken en verwijderen, bovendien kun je de volgorde van de regels bepalen. Kies voor Regel bewerken om ander opmaakmogelijkheden of voorwaarden te kiezen.

Voorwaardelijke opmaak (tekst, overzicht regels)

Meer regels toepassen
In bovenstaande afbeelding zie je al dat je meerdere regels kunt maken. Stel dat je daar waar “Nee” staat, een rode achtergrond wilt. Dan ga je weer naar het dialoogvenster Regels beheren. Klik nu op Nieuwe regel… om een extra regel te maken. Kies nu voor Alleen cellen opmaken met en controleer of bij Alleen cellen opmaken met Celwaarde geselecteerd is. Kies in het midden voor gelijk aan en typ rechts “Nee”. Klik nu op Opmaak… om de opmaak te bepalen en kies op het tabblad Opvulling voor een rode achtergrondkleur. Klik vervolgens drie keer op OK om alle dialoogvensters af te sluiten.

Meer mogelijkheden
De voorwaardelijke opmaak biedt veel meer mogelijkheden. Het gaat te ver om hier alle mogelijkheden te bespreken, dus probeer een en ander eens uit. Wel zal ik binnenkort de voorwaardelijke opmaak bespreken in gebruik met getallen, om bijvoorbeeld snel winst en verlies aan te geven.

Natuurlijk mag je altijd je reageren met je vraag, of mail me deze (joyce@dunnewold.org) als je de vraag liever niet openbaar stelt.
Tip: je kunt deze functie ook gebruiken bij het verwijderen van duplicaten, dit heb ik behandeld in het artikel Duplicaten weergeven/verwijderen.

Zoeken en vervangen in Word

Het overkomt ons allemaal: je hebt een woord in een tekst verkeerd geschreven. Je hebt bijvoorbeeld Accountmanager getypt in plaats van accountmanager. Of in je tekst heb je het steeds gehad over de afdeling verkoop, maar je het moest inkoop zijn. Natuurlijk loop je de tekst na om deze fouten eruit te halen of bepaalde woorden alleen te controleren. Maar doe je dat handmatig, of kies je voor een slimme werkwijze?

Eenvoudig zoeken
In een eerdere bijdrage, Navigeren in een document, heb ik al enkele tips gegeven over het zoeken in een groot document. In dat artikel gaat het met name over het navigatievenster. Wanneer je de functie Zoeken gebruikt, kom je automatisch terecht in dit navigatievenster.
Ga in je document naar het tabblad Start en klik bij Bewerken op Zoeken. Typ in het navigatievenster dat aan de linkerkant verschijnt het woord waarop je wilt laten zoeken. In het navigatievenster zie je de zoekresultaten, met het zoekwoord (of de zoekwoorden) vetgedrukt. Rechts (in het document zelf dus) zie je de zoekresultaten ook, geel gearceerd. Door in het navigatievenster op een zoekresultaat te klikken, wordt het resultaat in het document weergegeven. Door op de driehoekige pijltjes in het navigatievenster te klikken, ga je een zoekresultaat terug of verder.

Zoeken eenvoudig

Uitgebreid zoeken
Het kan ook zijn dat je wat specifieker wilt zoeken. Gebruik dan de functie Geavanceerd zoeken. Deze vind je ook op het tabblad Start, bij Bewerken, maar klik nu op het pijltje achter Zoeken en kies voor Geavanceerd zoeken… Nu start het dialoogvenster Zoeken en vervangen. Ook hier kun je intypen wat je zoekt en door te klikken op Volgende zoeken, vind je het eerstvolgende zoekresultaat. Blijf klikken voor volgende zoekresultaten.
In dit venster heb je meer zoekmogelijkheden. Klik hiervoor op Meer > >. Door een vinkje voor een zoekoptie te zetten, zoek je naar de betreffende optie. Nog meer mogelijkheden heb je bij de opties waar een pijltje naar beneden achter staat. Met behulp van deze opties kun je bijvoorbeeld zoeken naar eindnoten, afbeeldingen of kolomeinden. Door op Annuleren of het kruisje te klikken beëindig je het zoeken.

Zoeken geavanceerd

Zoeken en vervangen
Even terug naar het voorbeeld: je hebt Accountmanager getypt in plaats van accountmanager. Ga weer naar het tabblad Start, bij Bewerken, maar kies nu voor Vervangen. Hetzelfde dialoogvenster als net wordt geopend, maar nu op het tabblad Vervangen. In de bovenste regel (Zoeken naar:) typ je het woord waar je op wilt zoeken, in de tweede regel (Vervangen door:) typ je het woord wat het moet worden. Overigens kun je ook meerdere woorden in een keer laten vervangen. Ook hier kun je weer meerdere opties toepassen. In dit voorbeeld kies ik voor de optie Identieke hoofdletters/kleine letter. Door te klikken op Alles vervangen wordt het gehele document gecontroleerd en overal wordt Accountmanager vervangen door accountmanager. Tip: wanneer je via deze functie de woorden vervangt, wordt er geen rekening gehouden met beginletters van een zin. Gebruik dan eventueel de functie Vervangen of Volgende zoeken en vervolgens Vervangen om de woorden een voor een te bekijken voor het vervangen. Dit gaat nog altijd een stuk sneller dan handmatig je document door te lezen en woorden te vervangen én het is minder foutgevoelig.

Gebruik deze functie ook eens voor het verwijderen van dubbele spaties. Typ in het bovenste vak 2 spaties, in het onderste vak 1 spatie en klik op Alles vervangen. Denk er wel even aan om nog een extra spatie bij te plaatsen tussen de postcode en plaats, als je deze functie hiervoor in een brief gebruikt.

Zoeken en vervangen

Ga naar
Wellicht heb je gezien dat het dialoogvenster Zoeken en vervangen nog een derde tabblad heeft, namelijk Ga naar. Hiermee kun je naar een vorig of volgend item gaan, zoals bijvoorbeeld een volgende pagina, afbeelding, opmerking of voetnoot. Je kunt ook meerdere items verder gaan, door bijvoorbeeld +4 erbij te zetten.

Sneltoetsen
De functies Zoeken en Zoeken en vervangen zijn eenvoudig te gebruiken via sneltoetsen. Gebruik ctrl-f voor het (eenvoudig) zoeken en ctrl-h voor zoeken en vervangen. Nog slimmer!

Teksten uitlijnen

Hoe lijn jij teksten uit? Maak je gebruik van de liniaal, tabellen, kolommen, de tabtoets of spaties? Ik hoop dat je in ieder geval niet voor de laatste optie gaat. In dit artikel geef ik je graag de tips en trucs waar ik zelf dankbaar gebruik van maak. Op die manier kun je jij documenten netjes opleveren. Want zeg nou zelf: een strak document ziet er toch veel verzorgder uit?

Basis
In de basis heb je de mogelijkheden om teksten links of rechts uit te lijnen, te centreren of uit te vullen. Je selecteert de tekst die je uit wilt lijnen en klikt op tabblad Start bij Alinea op de uitlijning naar keuze. Probeer het eens met een paar regels om de verschillende effecten te zien.
Uitlijnen 1

Tabel
Als je veel tekst uit te lijnen hebt, eventueel gecombineerd met afbeeldingen, is het een goed idee om met een tabel te werken. Op die manier kun je heel eenvoudig teksten uitlijnen. Bovendien heb je veel opmaakmogelijkheden.
Ga naar het tabblad Invoegen en kies bij Tabellen voor Tabel. Ga vervolgens met je muis over de ‘hokjes’. Elk ‘hokje’ staat voor een cel, dus selecteer de rijen en kolommen die je wilt en klik met je linkermuisknop zodra je het juiste aantal geselecteerd hebt. Je kunt ook kiezen voor Tabel invoegen…, dan krijg je een dialoogvenster waarin je kunt invoeren hoeveel rijen en kolommen je in je tabel wilt. Ook kun je kiezen hoe de tabel zich moet aanpassen. Klik op OK om het dialoogvenster af te sluiten. Als je meer rijen toe wilt voegen, druk je eenvoudig op de tab-toets op je toetsenbord als je in de laatste cel staat.

Als je teksten gaat uitlijnen door middel van een tabel, wil je de randen waarschijnlijk liever niet zien.
Selecteer je tabel. Dit kan onder andere door in de tabel te gaan staan en met de muis op het plusje te klikken dat linksboven je tabel verschijnt of door met je muis in de linkerkantlijn te gaan staan en bij de bovenste rij de linkermuisknop in te drukken en vervolgens te slepen tot je bij de onderste rij aangekomen bent. Klik nu op het tabblad Ontwerpen bij Stijlen voor tabellen op Randen (of doe dit op tabblad Start bij Alinea) en vervolgens op Geen rand. Je ziet nu nog wel stippellijntjes zodat je zelf ziet waar hoe de tabel opgebouwd is, maar op de afdruk zie je dit niet meer.

Het gaat te ver om in dit artikel alle mogelijkheden van tabellen te bespreken, binnenkort zal ik hier een apart artikel over schrijven.
Hieronder een voorbeeld van een tabel die puur gebruikt is voor de uitlijning (even mét de lijnen, zodat je ziet hoe de tabel opgebouwd is).
Uitlijnen 2

Kolommen
Door met kolommen te werken, kun je uitstekend teksten uitlijnen. In het artikel “Werken met kolommen” heb ik dit al uitgebreid behandeld.
Uitlijnen 3 (kolommen)

Tab
De tabtoets is een erg eenvoudig manier om teksten uit te lijnen. Het is niet meer dan een druk op tab (op je toetsenbord) en je staat bij de eerstvolgende tabstop. Deze standaardtabs kun je wijzigen in het dialoogvenster tabs, hierover in de volgende alinea meer.
Uitlijnen 4 (standaardtabs)
Liniaal
De tabtoets is ideaal voor het uitlijnen van teksten, maar de standaardtabs zijn dan vaak onvoldoende. Door extra tabs in de liniaal te zetten, krijg je veel meer mogelijkheden, geschikt voor zowel simpele als ingewikkeldere teksten. Tip: je kunt de tabstops gebruiken in combinatie met een tabel, gebruik dan ctrl-tab in plaats van tab.
Je plaatst eenvoudig een tabstop door in de liniaal te klikken. Door dubbel te klikken op een tabstop, kom je in het dialoogvenster tabs. Hier heb je nog veel meer mogelijkheden.
Uitlijnen 5 (dialoogvenster tabs2)
Aan de linkerkant zie je de geplaatste tabstops. Door de tab te selecteren, kun je daaronder de uitlijning bepalen. Je moet dit bevestigen met OK of – als je meerdere tabstops achter elkaar wilt wijzigen – door na elke gewijzigde tabstop – op Instellen te klikken en als je klaar bent op OK. Ook kun je een opvulteken instellen.
Uitlijnen 6 (tabstops)

Watermerk in Word

In Word kun je een watermerk invoegen. Een watermerk is een afbeelding of tekst die vaag achter de tekst te zien/lezen is. Denk bijvoorbeeld aan een bedrijfslogo of aan de tekst “Vertrouwelijk”. Het toevoegen van zo’n watermerk is heel eenvoudig.

Verschil in versies
Al eerder gaf ik aan dat ik zelf werk met Office 2013 en dat daarop ook mijn blogs gebaseerd zijn. In Office 2013 vind je het onderdeel “Watermerk” op het tabblad Ontwerpen. In Office 2010 vind je deze functie echter op het tabblad Pagina-indeling.

Toevoegen/wijzigen watermerk (tekst)
Om een watermerk toe te voegen aan je pagina, klik je – uiteraard in Word – op het tabblad Ontwerpen en bij Pagina-achtergrond op Watermerk. Nu zie je al enkele voorbeelden, die je zo kunt toepassen door erop te klikken. Je ziet dat de tekst nu direct als watermerk aan je document toegevoegd is. Door in plaats van een voorbeeld op Aangepast watermerk te klikken, kun je zelf aangeven welke tekst er weergegeven moet worden. Ook kun je hier andere eigenschappen wijzigen, zoals bijvoorbeeld het lettertype, de kleur en de indeling. Klik daarna op OK.

Watermerk

Toevoegen/wijzigen watermerk (logo)
Het toevoegen of wijzigen van een logo gaat net zo eenvoudig. Klik op het tabblad Ontwerpen, bij Pagina-achtergrond op Watermerk en vervolgens op Aangepast watermerk. Kies nu voor Afbeelding als watermerk en vervolgens op Afbeelding selecteren… Zoek de juiste afbeelding op en klik op Invoegen. De schaal staat standaard op Auto, dan wordt de schaal dus automatisch bepaald. Je kunt ook een andere schaal instellen. Via het vinkje bij Wassen zorg je ervoor dat de afbeelding wat vervaagt wordt weergegeven (of juist niet). Klik op OK om het dialoogvenster te sluiten.

Verwijderen watermerk
Door in plaats van op Aangepast watermerk op Watermerk verwijderen te klikken, verwijder je het watermerk. Eenvoudig toch?

Watermerk alleen op bepaalde pagina’s
Je kunt een watermerk ook alleen op bepaalde pagina’s toevoegen. Zet het watermerk dan in de kop-/voettekst en werk met verschillende secties. Lees eventueel ook nog even de blog over paginanummers (extra opties).

Regels gebruiken om je e-mail automatisch te sorteren

Hoe houd jij overzicht in je inbox? Er zijn meerdere manieren van werken die je hierbij kunnen helpen. Maak vooral ook slim gebruik van Outlook. Zo kun je instellen dat bepaalde e-mails automatisch in een andere map geplaatst worden.

E-mail verplaatsen
Waarschijnlijk ben je geabonneerd op verschillende nieuwsbrieven, om op de hoogte te blijven van ontwikkelingen in je vakgebied. Dan is het een goed idee om de nieuwsbrieven te verzamelen in een aparte map. Je inbox loopt dan minder snel vol en wanneer je de nieuwsbrieven wilt lezen, heb je ze al bij elkaar staan. Hetzelfde geldt voor de berichten van social media die je via e-mail ontvangt. Natuurlijk zet je de e-mails die je niet wilt ontvangen uit, maar de rest kun je in een aparte map laten plaatsen. En wat dacht je ervan om e-mails waarin je in de cc staat? En die van je manager? Laat je die allemaal in je inbox komen of toch niet?

Zoals altijd zijn er meerdere manieren om ervoor te zorgen dat de e-mail in een aparte map gezet wordt. Als je in een keer meerdere zaken wilt regelen, kun je de wizard regels gebruiken. Als je slechts een nieuwsbrief wilt verplaatsen, dan maak je gebruik van de rechtermuisknop. Ik zal beide methoden behandelen.

Wizard regels
Ga in Outlook naar Bestand, via Info naar Regels en waarschuwingen beheren. Het dialoogvenster Regels en waarschuwingen wordt nu geopend. Klik nu op het tabblad E-mailregels op Nieuwe  regel… Je ziet hier verschillende opties, ik zal er een voorbeeld van geven. Als je eenmaal een of twee regels gemaakt hebt, lukt de rest ook wel.

Wizard regels

Kies nu voor Berichten van iemand naar een map verplaatsen en klik op Volgende. Je ziet dat je hier uit verschillende opties kunt kiezen. Ik werk het voorbeeld van de e-mail waarin je in de cc staat verder uit. Zet een vinkje voor met mijn naam in het vak CC. Als je alle berichten waarbij jouw naam in het vak cc staat wilt verplaatsen, zet dan het vinkje bij afkomstig van personen of openbare groep uit en klik op Volgende.

Wizard regels 2

Nu kun je kiezen wat er met het bericht moet gebeuren. Zorg dat er een vinkje staat voor verplaats het bericht naar naam map. Waarschijnlijk staat er ook al een vinkje voor het verwerken van regels beëindigen. Je moet zelf even beoordelen of je deze aan wilt laten staan of niet. Houd er rekening mee dat er meerdere regels op een e-mailbericht van toepassing kunnen zijn en bepaal vooraf welke regel dan voorrang moet krijgen. Klik bij stap 2, in het onderste gedeelte van je scherm, op naam map. Selecteer hier de map waar de berichten in moeten (je kunt hier ook een nieuwe map aanmaken) en klik op OK. Klik dan op Volgende. Indien gewenst kun je nu uitzonderingen instellen, bijvoorbeeld behalve als het afkomstig is van je manager of behalve als het bericht gemarkeerd is met urgentie. Als je daarmee klaar bent of als je geen uitzonderingen hebt, klik je weer op Volgende. Je kunt nu een naam opgeven voor je regel en opties instellen. Zet eventueel een vinkje voor Deze regel toepassen op berichten die al aanwezig zijn in Inbox en controleer daarna de beschrijving zoals deze bij stap 3 staat. Klik daarna op Voltooien en op OK om het dialoogvenster Regels en waarschuwingen te sluiten.

Verplaatsen via bericht
Stel dat je een bericht ontvangt waarvan je wilt dat deze altijd naar een bepaalde map verplaatst wordt. Dan klik je met de rechtermuisknop op het bericht en vervolgens klik je (uiteraard met de linkermuisknop) op Regels en vervolgens op Berichten van … altijd verplaatsen. Kies nu de map waar het bericht heen moet (maak eventueel een nieuwe map aan) en klik op OK. Als je in plaats van op Berichten van … altijd verplaatsen klikt op Regel maken, krijg je net wat meer opties.

Wijzigen of verwijderen
Je kunt de regels heel eenvoudig houden, maar ook heel uitgebreid maken door bepaalde voorwaarden toe te passen. Ook kun je regels (tijdelijk) uitzetten of definitief verwijderen als je ze niet meer nodig hebt. Ga hiervoor naar de wizard Regels en waarschuwingen en zet het vinkje voor de naam van de regel die je uit wilt zetten uit. Om de regel te verwijderen selecteer je de regel en klik je op Verwijderen. Klik dan op OK om de wizard af te sluiten.

Handtekeningen in Outlook

Werk jij met Outlook? En heb je een (digitale) handtekening die je wilt wijzigen of wil je er juist een toevoegen? Hoewel het echt niet moeilijk is, krijg ik hier veel vragen over. Met deze uitleg gaat het je ongetwijfeld lukken.

Handtekening maken
Start eerst met het maken van een nieuwe e-mail. Als je de nieuwe e-mail hebt geopend, kies je (op het tabblad Bericht) bij Opnemen voor Handtekening en vervolgens voor Handtekeningen… In het dialoogvenster dat nu geopend wordt, kun je kiezen voor Nieuw. Typ een naam voor de handtekening en klik op OK. Rechts kun je kiezen voor welk e-mailaccount je de handtekening in wilt stellen. Daaronder geef je aan welke handtekening je wilt gebruiken bij het maken van een nieuw bericht en welke handtekening je wilt gebruiken bij het beantwoorden of doorsturen van berichten. Als je alleen af en toe een handtekening toe wilt voegen, laat je deze opties op (geen) staan.

In het vak onder Handtekening bewerken kun je je handtekening opmaken. Je kunt zelf het lettertype, de grootte, de kleur en dergelijke kiezen. Ook kun je een visitekaartje, een afbeelding of een hyperlink toevoegen. Omdat ik vooral vragen krijg over het aanpassen van de handtekening en het toevoegen van een logo, zal ik die keuze wat verder uitwerken.

Rechts naast de mogelijkheid om een visitekaartje in te voegen, zie je een afbeelding met een monitor. Door daarop te klikken, kun je de locatie zoeken waar de te gebruiken afbeelding staat. Zoek deze op en klik op Invoegen. Naast Invoegen kun je ook kiezen voor Koppelen aan bestand en Invoegen en koppelen, dit kan door op het pijltje rechts naar Invoegen te klikken. Tip: maak de afbeelding vooraf op maat.

Als je klaar bent met het wijzigen van de handtekening, klik je op OK. Je kunt de nieuwe e-mail waarmee je gestart bent gewoon afsluiten zoals je gewend bent, de e-mail hoef je niet op te slaan.

Handtekening

Handtekening toevoegen
Als je hebt aangegeven dat de handtekening standaard in elk nieuw bericht moet komen, wordt de handtekening toegevoegd zodra je start met een nieuwe e-mail. Als je geen standaard handtekening hebt aangemaakt of je wilt nu een andere handtekening kiezen, dan kies je (in je nieuwe e-mail) op het tabblad Bericht, bij Opnemen en bij Handtekening de handtekening die toegevoegd moet worden aan je e-mail.

Wijzigen of verwijderen handtekening
Op dezelfde plek waar je de handtekening maakte, kun je deze ook wijzigen of verwijderen. Ga weer naar het dialoogvenster Handtekeningen… (dit heet eigenlijk Handtekeningen en e-mailpapier), selecteer de handtekening die je wilt wijzigen en pas aan wat je aan wilt passen. Klik op OK om dit op te slaan. Ook het verwijderen van de handtekening doe je in dit dialoogvenster. Selecteer de handtekening, klik op Verwijderen, bevestig deze keuze door op Ja te klikken en klik op OK om het dialoogvenster weer te sluiten.

Problemen met de opmaak/afbeelding
Het kan zijn dat je handtekening niet goed weergegeven wordt. In 9 van de 10 gevallen komt dit doordat er gewerkt wordt in een e-mail met “Tekst zonder opmaak”. Eventuele afbeeldingen en tekstopmaak gaan in dit geval verloren. In je e-mail ga je naar het tabblad Tekst opmaken en bij Opmaak kies je voor HTML. Nu voeg je opnieuw je handtekening toe en dan zie je wel je afbeelding en de opgemaakte tekst.

Antwoorden/doorsturen in andere kleur
Veel gebruikers van Outlook typen de tekst standaard in een blauwe kleur bij het beantwoorden of doorsturen van een e-mail. Zolang je niet werkt met een huisstijl, hoeft dit geen probleem te zijn. Maar als je wel werkt met een huisstijl, is het vervelend als deze niet toegepast wordt bij het beantwoorden of doorsturen van een e-mail. Hoewel dit onderdeel vooral te maken heeft met het briefpapier, zoeken mensen de oplossing vaak bij de handtekening. Daarom vind ik het toch bij dit onderwerp passen.

Om dit antwoorden/doorsturen in een andere kleur aan te passen, ga je opnieuw naar het dialoogvenster Handtekeningen en e-mailpapier. Op het tabblad Persoonlijk e-mailpapier zie je de optie Berichten beantwoorden of doorsturen. Waarschijnlijk staat de weergegeven voorbeeldtekst in het blauw. Door bij dit onderdeel op Lettertype te klikken, opent er een nieuw dialoogvenster. Wijzig hier de tekstkleur in zwart en pas eventuele andere onderdelen aan volgens je huisstijl. Klik dan op OK, weer op OK en nogmaals op OK om alle dialoogvensters te sluiten.

Zoals altijd: heb je vragen of lukt iets niet, laat het me weten. Ik help je graag.
Laatste tip: wil je het lettertype van (al) je e-mail wijzigen, doe dit dan door het briefpapier te wijzigen (zie het onderdeel Antwoorden/doorsturen in andere kleur). Je kunt – voor zover ik weet – slechts 1 briefpapier voor je e-mail kiezen. Dit kan onhandig zijn als je met meerdere e-mailaccounts werkt die allen een eigen huisstijl nodig hebben. Je moet dan een andere optie kiezen. Bijvoorbeeld door het werken met sjablonen of toch via de handtekening. De verschillende opties hebben verschillende voor- en nadelen, maar het gaat te ver om hier nu dieper op in te gaan. Bij veel belangstelling hiervoor zal ik er later een aparte bijdrage over schrijven.

Verschillende versies en andere manieren van werken

Deze blog bevat veel tips over het werken in Office en met specifieke functies. Dit keer geef ik wat informatie over de blog op zich.

Verschillende versies
Waarschijnlijk weet je dat er verschillende versies zijn van Windows en Office. Zelf werk ik op dit moment met Windows 8 en Office 2013. Aangezien ik vooral blog over Office, zult jij er geen last van hebben als je een andere versie van Windows hebt. Als jij werkt met een andere versie van Office, kan het zijn dat een bepaalde functie net iets anders werkt. Maar: de meeste functies die ik behandel werken gelukkig hetzelfde in eerdere versies. Het kan zijn dat een menu of een werkbalk er net iets anders uitziet, maar ik verwacht dat je desondanks hetzelfde eindresultaat kunt behalen. Mocht je er niet uitkomen, laat me dat dan gerust weten. Het is handig als je daarbij aangeeft welke versie je hebt.

Verschillende manieren
In Office is het zo dat je veel functies op verschillende manieren kunt uitvoeren. Over het algemeen kies ik voor de functie zoals deze het makkelijkste uit te voeren is óf te onthouden is. Mijn doel is namelijk dat je niet steeds mijn blog hoeft op te zoeken voor hetzelfde onderwerp. Als je een functie eenmaal gebruikt hebt op de manier zoals ik deze omschrijf, zal het in het algemeen eenvoudig zijn om dit later zelf nogmaals uit te voeren.

Gevorderde gebruikers zullen soms vinden dat ik de functie te ruim omschrijf. Ik wil echter dat ook beginners iets aan mijn blog hebben. Heb ik een functie omschreven waarbij jij vindt dat het nog veel eenvoudiger kan? Laat het mij dan weten! Ik heb ook niet alle wijsheid in pacht en ik blijf graag leren.

Duplicaten weergeven/verwijderen

Wist je dat Excel een mooie mogelijkheid heeft om dubbele waarden te markeren of zelfs direct te verwijderen? Dit kan in meerdere gevallen handig zijn. Als voorbeeld gebruik ik verschillende adressenbestanden die samengevoegd moeten worden tot één bestand. Natuurlijk wil je niet handmatig het bestand op dubbele adressen hoeven te controleren. Laat Excel dit voor je doen! Tip: als je dit soort dingen doet, maak dan even een kopie van je adressenbestand. Altijd handig voor als je per ongeluk adressen verwijderd die je niet had moeten verwijderen.

Voorbereiding
Om de duplicaten weer te geven, moet je even wat voorbereiden. Waar wil je straks op laten zoeken? Welke gegevens mogen niet dubbel weergegeven worden? Als de adressen zich in één wijk bevinden, is het niet handig om op de postcode te laten zoeken. Maar betreft het adressen door heel Nederland, kun je waarschijnlijk wel de dubbele postcodes weer laten geven. Bekijk even wat voor jou handig is.
Selecteer eerst de cellen waarin de dubbele waarden gezocht moeten worden. Je kunt alles selecteren, maar dan worden ook dubbele plaatsen gemarkeerd en dat is vast niet wat je wilt. Afhankelijk van het bestand kun je kiezen voor de namen, de straten of de postcodes.

Tip: als je een erg uitgebreid adressenbestand hebt, wil je wellicht niet de dubbele namen of adressen weergeven, maar alleen de écht dubbele adressen. Dus de postcodes met de huisnummers, want die zijn immers uniek. Voeg dan een extra kolom toe, waar je de postcodes en huisnummers in samenvoegt. Gebruik deze kolom om de dubbele waarden weer te geven. Over het samenvoegen van dergelijke gegevens binnenkort meer informatie.

Nu je weet op welke waarden je wilt zoeken, sorteer je de gegevens in die kolom. Doe dit op de juiste manier zodat de juiste naam bij het juiste adres blijft staan, anders heb je een probleem! Een veilige manier is om alles te selecteren (ctrl-a), dan naar het tabblad Gegevens te gaan en bij Sorteren en filteren te kiezen voor Sorteren. Hierover binnenkort meer.

Duplicaten weergeven
Klik nu op het tabblad Start, bij Stijlen, voor Voorwaardelijke opmaak, vervolgens op Markeringsregels voor cellen en tot slot voor Dubbele waarden… In het dialoog kun je aangeven of je unieke of dubbele waarden wilt selecteren (nu dubbele waarden dus) en hoe je waarden op wilt maken. Standaard is dit een lichtrode opvulling met donkerrode tekst, maar je hebt dus meerdere opties. Deze opties spreken waarschijnlijk wel voor zich. Klik nu op OK.
Adressenbestand zangers
Voor dit voorbeeld heb ik natuurlijk even snel iets in elkaar gezet, maar je ziet wel wat het resultaat is. De dubbele waarden zijn netjes gemarkeerd (overigens: ik heb de markering alleen op kolom B toegepast). Nu heb ik zelf in de hand welke waarden ik wil houden en welke er verwijderd mogen worden. Er zijn drie dubbele markeringen die echt dubbel zijn en een markering waarbij de adressen weliswaar gelijk zijn, maar de namen niet. Wat ik hiermee wil doen kan ik nu beslissen.

Markering verwijderen
Na het verwijderen van de waarden die dubbel zijn, wil je verder werken met je bestand. Maar wellicht worden er nog waarden dubbel aangegeven die niet dubbel zijn (in mijn voorbeeld Marco en Leontien; als ik ze toch allebei in de lijst wil laten staan). Dan wil je de voorwaardelijke opmaak verwijderen. Ga daarvoor naar het tabblad Start, bij Stijlen, kies voor Voorwaardelijke opmaak, Regels wissen en vervolgens voor Regels uit gehele werkblad verwijderen. Of selecteer de cellen waarbij je de regel wilt wissen en kies voor Regels uit geselecteerde cellen verwijderen. Als je meerdere regels voor voorwaardelijke opmaak in je werkblad hebt toegepast, kun je bij Voorwaardelijke opmaak ook kiezen voor Regels beheren. Nu kun je per regel aangeven welke regel je wilt verwijderen en welke je wilt houden.

Duplicaten verwijderen
Je kunt er ook voor kiezen om alle duplicaten automatisch te laten verwijderen. Hiervoor ga je naar het tabblad Gegevens en kies je bij Hulpmiddelen voor gegevens voor Duplicaten verwijderen. Nu kies je welke kolommen meegenomen moeten worden bij het bepalen van de dubbele waarden en klik je op OK.

Aanvulling
Denk eraan dat het bij beide methoden gaat om exacte dubbele waarden. Als er de ene keer “de heer Janssen” staat en de andere keer “de heer A. Janssen” en je zoekt op dubbele namen, wordt dit niet als dubbele waarde herkent. Denk er daarom goed over na welke kolom(men) je gebruikt bij deze functies.

Tip: je kunt er ook voor kiezen om een lijst te maken met unieke waarden in plaats van dubbele. Wanneer je bestand juist veel dubbele waarden bevat, is dat wellicht eenvoudiger. Hierover binnenkort meer.
Zoals altijd: mocht je nog aanvullende vragen hebben of lukt het onverhoopt toch niet, laat het gerust weten.